在工作中,我们时常会遇到需要撰写一份项目需求建议书的场合。那么什么是需求建议书,该建议书又需要包括什么样的内容,接下来让Workessay一一进行解答。

什么是Request for Proposal?

需求建议书,有时又被称作为报价建议书(Request for Proposal, RFP)是一个包含特定项目细节的商业文件。通常公司会向预先选中有能力完成项目的供应商发送这份文件,并请求他们参与投标。作为回复,候选人将提交一份关于他们将如何处理项目的方案建议书,涵盖从所需资源到成本的全方位内容。

需求建议书一般由项目客户撰写,主要用途是为了确保供应商足够理解客户自身对项目的需求,和期待获得的解决方案。这份建议书相当于搭建起客户与供应商之间开始沟通的桥梁,且对于客户自身来说,一份规范的需求建议书将为他们省去与不同供应商之间重复沟通所花费的时间。

Request for proposal的内容

一份需求建议书必须足够全面,涵盖项目中最重要的内容,从而使得候选服务供应商能够清楚明白项目想要达到的目标,但又不至于令人不知所措。通常来说,一份好的需求建议书应该包括以下内容:

公司介绍

首先需要向供应商提供一个简要的公司描述,以便更好的理解项目需求,需要包含以下信息:公司的主要业务,公司的主要产品、服务和专长所在,公司的客户群体,以及公司所面向的市场等。除此之外还可以简要描述关于公司对候选人的期待,以及需要符合的项目要求。

项目信息

这里可以包含三大部分的内容:项目背景,项目目标以及项目交付成果。在这里需要详细的介绍项目背景以及公司需要供应商提供的服务和为了完成项目需要达成的工作。项目目标则需要详细至大小、数量、颜色、重量、速度和其他供应商提出的解决方案所必须满足的物理参数和操作参数。可以通过罗列细节需求来表达清晰,如公司需要供应商提供一个it项目的平台,则该平台需要完成公司关于安全性,搜索功能,使用度高,无限量存储文件等功能的要求。具体可参见下图范例:

项目计划与时间轴

在这部分里公司将为潜在合作伙伴提供他们所需要知道的信息,包括公司将如何处理提案与接受反馈的过程。你必须详细说明什么时候需要供应商提供方案建议书,什么时候签订合同,以及什么时候开始项目。

申请书格式和内容

公司为了便于在几个供应商里挑选出最合适的一位,通常会说明申请书应该包含什么内容,并以什么样的格式进行提交,在保证评判过程公平性的同时,也减轻了审核的工作量。

预算

预算对于RFP是至关重要的,因为它向供应商提供了公司可以或者愿意在该项目上投资多少钱。这就是为什么你应该给出一个价格范围或者一个更详细的预算,这样供应商就可以知道他们是否适合你的项目。

此外,一些供应商可能最终会帮助你将项目调整至适应公司预算的范围内。他们可以通过重新确定要做的工作的优先级,排除非必要的元素和特性,并将它们留到以后处理的方式降低成本。因此,你可能最终会得到一个更易于管理的项目,以便稍后进行扩展。

公司联系人

在这份建议书里,必须让潜在的供应商知道他们将与谁进行交流。可以通过指定一位特定的人,作为你与供应商之间的联络人。这个人可以是你,一个经理,一个团队领导,或者任何你想要负责对接这份建议书的人。提供关于联系人的信息,应该至少包含以下四点:姓名,邮箱地址,联系电话,公司地址。

选择标准

最后,你应该明确说明评估候选人的标准,这将给供应商一个机会来更好地介绍他们的经验、专业知识和服务,同时也向他们展示你正在认真对待他们对待项目的建议分析。通常公司会根据供应商对于项目需求作出的承诺,报价,进度计划,项目的技术操作和解决方案,数据的安全管理,提出的方法,在相关领域的经验等方面来进行评判,并作出最终选择。

关于需求建议书Request for Proposal的写作就为大家介绍到这里了,商学院的同学要多多注意。如果有更多问题,也欢迎联系Workessay,我们的资深老师期待为您服务!

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